Af Lea Laursen Pasgaard, AAU Kommunikation og Public Affairs

Skab et digitalt HR på AAU. Det var en af de første opgaver, der landede på Linda Ibsens bord, da hun tilbage i januar startede i jobbet som vicedirektør på Aalborg Universitet (AAU). Det stod hurtigt klar for hende, at AAU’s HR-systemer er forældede og taler så dårligt sammen, at det går ud over opgaveløsningen.

Derfor nedsatte hun en taskforce med repræsentanter fra både HR og IT Services (ITS), som skulle analysere HR-områdets centrale problemstillinger i forhold til it-systemer og -processer. Konklusionen er klar: AAU har brug for både et nyt rekrutteringssystem og et personale- og fraværssystem.

- Analysen viser, at det data- og systemmæssige fundament for AAU’s HR ikke er bæredygtigt. Derfor er det nødvendigt, at vi undersøger hvilke nye systemer, der bedst løser de udfordringer, som vi står med. Vi kan ikke love, at det perfekte HR-system findes derude, men vi har en ambition om, at det skal kunne gøres meget bedre end det, vi har nu, siger vicedirektør Linda Ibsen.

Oprydning i eksisterende systemer  

Foruden de to nye systemer er det, ifølge vicedirektøren, også nødvendigt at rydde op i antallet af HR-systemer, Excel-ark og fejlbehæftede HR-rapporter.

- Målet er, at vi én gang for alle får ryddet op i vores HR-data, fastslår hun.

Den administrative ledergruppe i Fælles Service og AAU’s digitaliseringsudvalg har for nylig drøftet taskforcens anbefalinger og er enige i, at det er nødvendigt at afklare vejen frem mod udskiftning af eksisterende systemer for at sikre en effektiv og samlet HR-administration. Dermed bliver nogle af de indsatser, som Fælles Service ellers havde prioriteret til at starte op i 2024, sat på hold.

- Det kommer til at tage både tid og ressourcer at afklare vejen frem mod nye systemer, der kan imødekomme universitetets behov, og at få ryddet op i de eksisterende systemer og processer. Vi fjerner reelt rygraden i HR’s systemlandskab og erstatter den med noget andet, siger Linda Ibsen.

Et nyt system, der kan understøtte rekrutteringen af både VIP og TAP står først for. Det videre arbejde kommer til at foregå i et tæt samarbejde mellem HR og ITS, og den øvrige organisation vil løbende blive inddraget.