Af Lisa Thordal Lavrsen, Økonomiafdelingen. Foto: Colourbox

Siden årsskiftet har det ikke været muligt at modtage eller sende fakturaer, fordi Aalborg Universitet (AAU) er ved at overgå til et nyt økonomisystem. Åbningen af Oracle ERP er derfor længe ventet, og fakturaerne står i kø for at blive behandlet i det nye system.

Igennem de første uger bliver systemet trinvist taget i brug. Første uge er der fokus på håndtering af købsfakturaer, i Indkøb og Kreditor, samt eForms og Tidsregistrering. Derefter salgsfakturaer (Debitor), anlæg og udstyr.

AAU fortsætter ind til videre med den nuværende løsning på rejseområdet, RUS2.

- Det kan lyde simpelt at skifte system, men det nye økonomisystem har cirka 20 integrationer til øvrige it-systemer – bank, STADS, løn osv. Vi skifter også til statens kontoplan samtidig med overgangen til det nye system, hvilket også er en betydelig opgave i sig selv, siger Morten Bang Henriksen, der er regnskabschef på AAU.

Hvornår åbner de enkelte moduler?

• Tidsregistrering på projekter, Indkøb, Kreditor og eForms åbner 30. januar 2023
  Debitor åbner 6. februar 2023
   Anlæg og Udstyr åbner 8. februar 2023
  På samme måde som i dag kan det nye system fra den 30. januar tilgås via Systemoversigt på aau.dk.

Tidsregistrering på projekter

Skiftet til Oracle ERP betyder også, at AAU får en ny løsning til at registrere tid på projekter.

Som noget nyt er der en tidsregistreringsapp, som kan installeres på telefon eller Ipad, så du kan registrere egen projekttid direkte på telefonen.

Der er online kurser i tidsregistrering, som du kan tilmelde dig her 

Og på denne side finder du vejledninger til installation af app og til tidsregistrering i Oracle ERP Vejledninger.

Om projektet

Det seneste halve år har flere end 50 AAU-ansatte været involveret i overgangen til et nyt økonomisystem. Projektet er lavet i samarbejde med Syddansk Universitet og Danmarks Tekniske Universitet, som også er skiftet til samme økonomisystem. De tre universiteter arbejder sammen om flere af de tunge integrationer, men har alligevel hver deres løsning.

- Det nye system har været testet siden juli 2022, men det betyder ikke, at starten bliver problemfri. Med så kompleks en løsning, vil der altid være nogle startvanskeligheder, forklarer Morten Bang Henriksen.

Systemet bevæger sig fra testmiljø, testdata og specialiserede brugere til produktionsmiljø, rigtige data, og en meget bredere brugergruppe. Projektet kører de første fem uger derfor også det, der kaldes ’hypercare’, hvor leverandører, udviklere og specialister står klar til at rette op på de fejl og mangler, som vurderes vigtigst..

- Vi glæder os rigtig meget til at komme i gang. Det har været en lang og kompleks proces, men vi føler os trygge i, at vi er klar til at tage løsningen i brug, siger regnskabschefen.

Kurser og Open Office

Fra systemet åbner den30. januar afholdes der kurser i de enkelte moduler, og dagen efter hvert kursus kan man deltage i en Open Office session og få yderligere hjælp til at komme godt i gang med de forskellige moduler. 

Alle kurser og Open Office sessioner er online, og du kan tilmelde dig begge dele her 

Vi du vide mere, er der lavet en side, hvor du kan tilmelde dig kurser, finde vejledninger, support etc. Find den her.