Tekst: Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, ITS Foto: AAU

- Tidligere kunne en medarbejder i Digital Eksamen, uden godkendelse, tildele tilsvarende rettigheder, som vedkommende selv havde, til en kollega. Vi kunne se, at rigtig mange medarbejdere havde adgang til samtlige studienævn, hvilket vi nu kan se, var unødvendigt. Nu er der ryddet op i rettighederne, og hver ny adgang til et studienævn godkendes ude på studienævnet, således brugerne kun har adgang til det, de har brug for, fortæller ITS-projektleder Jonas Storgaard.

I modsætning til tidligere har hvert enkelt studienævn nu selv godkendere, der kan holde styr på, hvem hos dem, der skal have eksamensadministrator- rettigheder. De har kendskabet til deres egen kontekst, og derfor er det en fordel, at dette styres decentralt. AAU-IDM understøtter desuden rettighedsstyringen ved halvårligt at give godkenderne et overblik over, hvem der har hvilke adgange, som så kan ’re-certificeres’ ved, at godkenderen let klikker ud for hvert navn, om vedkommende skal bibeholde rettigheden, eller om den skal bortfalde.

Da AAU-IDM fik skabt overblik over brugerne i Digital Eksamen, var det tydeligt, at der var mange fejl i data, og meget gammelt data, der ikke var blevet opdateret. Fejlene skyldtes eksempelvis, at en medarbejder var oprettet med mere end ét medarbejdernummer. Jonas Storgaard forklarer:

- Når der fx kom en forsker fra udlandet, som ikke havde et dansk CPR-nummer, så blev vedkommende oprettet med et fiktivt CPR-nummer og tilknyttet et medarbejdernummer, men når så vedkommende fik sit rigtige CPR-nummer, fik vedkommende også et nyt medarbejdernummer, og ingen slettede det første. På den måde kan det over årene virkelig accelerere i antallet af oprettede konti, og det problem er heldigvis minimeret nu, hvor Digital Eksamen er tilknyttet AAU- IDM, siger Jonas og fortsætter:

- Det giver værdi for AAU, at vi opretholder en stringens i forhold til, at man har adgang og rettigheder i et system, så længe det er relevant, og at vi dermed også sikrer, at ingen, der ikke skal have det, har adgangen. Selvom forbedringen her meget handler om compliance, tager vi også en byrde af brugernes skuldre, når de her processer bliver sat i system. Det er ikke længere den enkelte studiesekretærs ansvar at sikre, at eksamensadministrator-rettigheden fjernes fra en kollega, der skifter afdeling; det sørger AAU-IDM for, slutter Jonas.