Tekst: Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, IT Services - Fotograf: Nicla Kathrine Kirkegaard Nielsen

Netop i disse dage undervises alle bevisansvarlige medarbejdere på AAU i en ny digital løsning, som skal sikre en tidssvarende proces for eksamensudstedelser fra AAU fremover og ikke mindst give dimittenderne et bedre slutprodukt i hænderne, når de har bestået sidste eksamen og skal videre ud i verden med beviset i hånden. Eller rettere sagt i e-Boks. Den nye digitale løsning sikrer nemlig, at dimittenderne hurtigt får adgang til beviset, fordi det sendes digitalt til e-Boks fremfor i en trykt udgave på papir med postvæsenet, såvel som selve processen med at producere beviserne er lettet enormt.

Løsningen er udviklet gennem det seneste halvandet års tid og foregår i et projektsamarbejde mellem ITS og Studieservice med ESDH-sekretariatet som samarbejdspartner på journaliseringsdelen. I foråret har tre uddannelser i øvrigt medvirket i en pilottest og melder om gode oplevelser og erfaringer, hvorfor projektleder hos ITS Sabine Jensen Jåtog ser positivt på den igangværende udrulning til hele AAU:

- ”I pilotprojektet fik løsningen en rigtig god modtagelse, og vi oplever generelt på AAU en stor imødekommenhed over for, at bevisudstedelse nu kan understøttes digitalt. Løsningen sikrer, at dimittendens bevis og forside fra STADS samles til én fil, der automatisk journaliseres i Workzone og sendes til dimittendens e-Boks. Det er en rigtig god service over for de studerende, og på de interne linjer sparer det AAU for en hel masse tid, arbejde og udgifter til fx papir og porto. Vi sender rundt regnet 5000 beviser ud fra AAU om året, så der er stor volumen i den værdi, en digital løsning nu bidrager til”, fortæller Sabine Jensen Jåtog.

Erfaringer lover godt for fremtiden

På de tre institutter, der har deltaget i en pilottest af løsningen i foråret, giver de positive erfaringer medvind til den videre udrulning til hele AAU. På Institut for Byggeri, By og Miljø har studienævnssekretær Eva Fryd således stiftet bekendtskab med løsningen i pilottestperioden og byder den velkommen:

- ”Det kører bare. Det er utrolig gnidningsfrit og nemt at forstå de forskellige trin, fordi det næsten er selvforklarende, når man arbejder i systemet. Processen, der er sat op fra STADS til Workzone og e-Boks fungerer rigtig godt. Der er stor værdi i, for mig som bevisudsteder, at jeg er 100% sikker på, at beviset lander hos rette modtager i e-Boks. Førhen fik vi altid en procentdel retur med posten, fordi den studerende måske var flyttet fra studiebolig til anden adresse efter endt uddannelse, men ikke havde oplyst om adresseændring. Der var jo en logistisk forklaring på det, men jeg er ret sikker på, at ingen i den proces havde en oplevelse af høj service. Det kan vi til gengæld nu levere. Jeg håber, det kommer til at fungere lige så godt for alle andre på AAU, som det gjorde for os i testpiloten - gnidningsfrit og nemt”, fortæller Eva Fryd fra Institut for Byggeri, By og Miljø.

Også på Institut for Kultur og Læring kan studie- og studienævnssekretær Inger-marie Brun tilslutte sig den positive modtagelse af løsningen:

- ”Det er et fedt initiativ! Jeg har siddet med den gamle proces og tænkte, da jeg hørte om den nye løsning, at jo hurtigere vi kan komme i gang, jo bedre. Det er en tryg forandring, fordi processen ligner den, vi kender, men nu med en digital understøttelse. Derfor er det dejligt, at man som bevisudsteder også har gode muligheder for at kontrollere undervejs, som inden den digitale løsning. Det, man frygter mest i sådan en proces, er at komme til at lave beviser med fejl i. Det forløb let og smertefrit for os i pilottesten, der er rigtig gode vejledninger til den nye løsning, og i disse corona-tider er det jo ekstra smart, at jeg kunne sidde på mit hjemmekontor og generere beviserne i systemet. Det havde jeg ikke kunne med den gamle løsning, som krævede både specialpapir og -printer, som er på campus. Jeg glæder mig over, at den digitale løsning nu er en del af den måde, vi arbejder på”, fortæller Inger-marie Brun.

Den digitale understøttelse af bevisudstedelse har også givet positive oplevelser hos studiesekretær Camilla Bjerring Karmisholt fra Socialrådgiveruddannelsen, der også var en del af forårets pilotprojekt:

- ”De studerende på efterårssemesteret havde de sidste eksamener d. 17. januar, hvorefter vi kunne trække lister og begynde arbejdet i den nye løsning. Kort efter kunne dimittenderne for første gang modtage hele beviset i deres e-Boks. Jeg har aldrig udskrevet beviser før og oplevede, at processen med den digitale løsning var meget nem at gå til. Da vi blev spurgt, om vi ville deltage i pilotprojektet, havde vi vores overvejelser om, hvorvidt vi egentlig havde tid til at deltage – men netop det at vi deltog, gav os faktisk mere tid, idet 102 beviser på et kvarter både var dannet, afsendt og arkiveret!”, fortæller Camilla Bjerring Karmisholt.

Digitale eksamensbeviser til hele AAU

I forlængelse af pilotprojektet er projektgruppen nu i gang med den videre udrulning til hele AAU. Det sker i dialog med en kontaktperson fra hvert uddannelsessted, så der kan koordineres undervisning i den nye løsning med hensyntagen til de igangværende opgaver på uddannelsesstederne. Studieservice er procesejer og varetager den understøttende rolle for uddannelsesstederne i forhold til undervisning og support. Merete Heiden, der er chef for Studieadministrationen, fortæller om udrulningen:

- ”På mange institutter er det en ny opgave at udstede beviser, da det forinden organisationsændringen var en opgave, der lå på fakultetsniveau. Vi har derfor gjort os meget umage for, at der gives en grundig oplæring, er en god vejledning til hvordan, man gør, på de enkelte trin i processen, og vi er klar til at gribe eventuelle udfordringer eller problemer med vores supportassistance”, fortæller Merete Heiden og fortsætter:

- ”Vi oplever, at løsningen bliver særdeles velmodtaget. Der er en god modenhed i organisationen til at byde løsningen velkommen, og projektorganisering og samarbejde på AAU og med leverandører har bare fungeret optimalt. Og så er gevinsterne til at få øje på: Løsningen giver kvalitet og service over for de studerende, sparer AAU for omkostninger til porto, print og eksamenspapir, og samtidig undgår vi en kæmpe opgave i at producere og genfremsende tidligere udstedte beviser. Det er både service, effektivisering og bæredygtighed i ét”, slutter Merete Heiden fra Studieadministrationen.

Ifølge udrulningsplanen er alle bevisudstedere undervist i løsningen inden uge 24 og således klar til at tage den i anvendelse ved sommerens eksamener, der bliver det første fuldt digitale bevis-år i AAU’s historie.

For spørgsmål eller yderligere information om digitale eksamensbeviser kontakt da venligst projektleder Sabine Jensen Jåtog, sjj@its.aau.dk.